Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO

Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom"

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz (insbes. der Datenschutzgrundverordnung - DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz - BDSG) für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Betroffenen ist die Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH, Overfeldweg 55 , 51371 Leverkusen, Telefon: 0214/8658-0, Fax: 0214/8658-100,
E-Mail: ivl@ivl.de, Internet: www.ivl.de.

2. Datenschutzbeauftragte der ivl

Die Datenschutzbeauftragte der ivl GmbH steht den Betroffenen für Fragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unter folgendem Kontakt zur Verfügung: Datenschutzbeauftragte, Informationsverarbeitung Leverkusen, Overfeldweg 55, 51371 Leverkusen, E-Mail: datenschutz@ivl.de.

3. Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von „Zoom" werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben der Betroffene vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting" macht. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname (optional), Telefonnummer(optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional).
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen.
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Der Betroffene hat ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting" die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom Betroffenen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting" anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts des Betroffenen sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Der Betroffene kann die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
  • Um an einem „Online-Meeting" teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum" zu betreten, muss der Betroffene zumindest Angaben zu seinem Namen machen.

4. Zoom - Aufzeichnungen und Protokollierung

Die ivl verwendet Zoom, um „Online-Meetings" durchzuführen. Wenn die ivl „Online-Meetings" aufzeichnen will, wird sie dies den Betroffenen im Vorfeld transparent mitteilen und - soweit erforderlich - um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem inder Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, wird die ivl die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren kann die ivl für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. Wenn der Betroffene bei „Zoom" als Benutzer registriert ist, dann können Berichte über „Online-Meetings" (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom" gespeichert werden.

Die in „Online- Meeting" Tools wie Zoom bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung" („Aufmerksamkeitstracking") ist deaktiviert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der ivl verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das Interesse der ivl besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings". Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings" Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht das Interesse der ivl an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings".

6. Datenübermittlung 

6.1 Übermittlung an Dritte

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings" verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Es ist zu beachten, dass Inhalte aus „Online-Meetings" wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom" erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom" vorgesehen ist.

6.2 Übermittlung an Zoom

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Die ivl hat mit dem Anbieter von „Zoom" einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

7. Ihre Rechte

Der Betroffene hat gegenüber der ivl Rechte auf:

  • Auskunft über seine gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
  • Berichtigung der Daten, wenn sie fehlerhaft, veraltet oder sonst wie unrichtig sind (Art. 16 DSGVO);
  • Löschung, wenn die Speicherung unzulässig ist, der Zweck der Verarbeitung erfüllt und die Speicherung daher nicht mehr erforderlich ist oder der Kunde eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten widerrufen hat (Art. 17 DSGVO);
  • Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 lit. a) bis d) DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist (Art. 18 DSGVO);
  • Datenübertragbarkeit der vom Betroffenen bereitgestellten, ihn betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO);
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung, wobei der Widerruf die Rechtmäßigkeit der bis dahin aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
  • Widerspruchsrecht: Verarbeitungen, die die ivl auf die Wahrnehmung eines berechtigten Interesses i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützt, kann der Betroffene gegenüber der ivl aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Betroffenen ergeben, jederzeit unter Angabe dieser Gründe widersprechen. Die ivl wird die personenbezogenen Daten im Falle eines begründeten Widerspruchs grundsätzlich nicht mehr für die betreffenden Zwecke verarbeiten und die Daten löschen, es sei denn, die ivl kann zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist zu richten an: ivl GmbH, Overfeldweg 55, 51371 Leverkusen, Telefon: 0214/8658-0, Fax: 0214/8658-100, E-Mail: ivl@ivl.de.
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4,40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de .

Die ivl löscht personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.