Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Als Kunden oder Geschäftspartner der ivl haben Sie einen Anspruch darauf zu erfahren, welche Daten wir von Ihnen erheben und verarbeiten, ob wir diese ggf. an andere weitergeben, welche Rechte Sie uns gegenüber im Umgang mit Ihren persönlichen Daten nach dem aktuellen Datenschutzrecht haben und wie lange wir Ihre Daten aufbewahren. Außerdem sollen Sie wissen, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder sich einmal beschweren möchten. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir den Umgang mit Ihren persönlichen Daten so transparent wie möglich machen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle ist die Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH, Overfeldweg 55, 51371 Leverkusen. Die ivl wird gesetzlich durch die Geschäftsführung, Herrn Dr. Ulf Dunker, vertreten.

Unsere weiteren Kontaktdaten lauten:

Telefon: +49 (0) 214 8658-0
Telefax: +49 (0) 214 8658-100
E-Mail: ivl@ivl.de

Bei allen datenschutzrechtlichen Fragen können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, die Sie wie folgt erreichen:

Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Datenschutzbeauftragte
Overfeldweg 55
51371 Leverkusen

E-Mail: datenschutz@ivl.de

2. Betroffener Personenkreis und Arten von Daten

Wir verarbeiten im Außenverhältnis personenbezogene Daten von:

Personen bei Kunden;
Personen bei Lieferanten, Dienstleistern und Interessenten;
Besuchern der ivl-Homepage;
Bewerbern.

2.1 Personen bei Kunden

Name, Vorname;
Unternehmen und Organisationseinheit;
DV- oder TUIV-Koordinationsfunktion;
E-Mail-Adresse;
Standort der Hardware im Unternehmen und
Privatadresse bei Telearbeitsplatz.

2.2 Personen bei Lieferanten, Dienstleistern und Interessenten

Ordnungsmerkmale (z.B. Lieferantennummer, Geschäftspartnernummer);
Unternehmen und Organisationseinheit;
Firmenadresse;
Position im Unternehmen;
Dienstliche E-Mail-Adresse und
Dienstliche Telefonnummern (Festnetz und Mobil).

2.3 Besucher der ivl-Homepage

Datenerfassung auf unserer Website

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular (z.B. Bewerbungen) eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten. Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten nutzen wir, um Ihnen unsere Services bereitstellen zu können.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bewerbungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Cookies
Unsere Seiten verwenden standardmäßig sogenannte Session Cookies. Diese dienen dazu, mehrere Anfragen eines Seitenbesuches als zusammengehörig zuordnen zu können.

Um den vollen Funktionsumfang unseres Internetauftritts zu nutzen, ist es aus technischen Gründen erforderlich, die Session Cookies zuzulassen. Die Session Cookies werden gelöscht, sobald Sie Ihre Browsersitzung beenden.
Eingesetztes Session Cookie ist folgendes: ASP.NET_SessionId.

Server-Log-Dateien

Die ivl GmbH erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion;
verwendetes Betriebssystem;
Referrer URL;
Hostname des zugreifenden Rechners;
Uhrzeit der Serveranfrage und
IP-Adresse.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

2.4 Bewerber

Wenn Sie sich über unsere Online-Bewerberplattform bewerben möchten, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen entweder aus dem von Ihnen online auszufüllenden Bewerbungsbogen auf der Bewerbungsplattform oder und aus den von Ihnen hochgeladenen Dateien (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse). Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei der Benutzung des Online-Portals verarbeitet.

3. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

3.1 Personen bei Kunden

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags gestattet.

3.2 Personen bei Lieferanten, Dienstleistern und Interessenten

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Visitenkarten, die Sie uns im Rahmen des Vertragsverhältnisses und/oder für eine etwaige Anbahnung eines Vertragsverhältnisses übergeben haben, pflegen wir unternehmensintern in Kontaktlisten ein. So wird z.B. durch die Überreichung einer Visitenkarte, der elektronischen Übermittlung von Kontaktdaten etc. einer Speicherung/Verarbeitung durch die ivl durch konkludente Einwilligung zugestimmt.

3.3 Besucher der ivl-Homepage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

3.4 Bewerber

Mit Absenden Ihrer Bewerbungsunterlagen über unser Bewerberkontaktformular geben Sie uns Ihre Einwilligung dazu, dass die von Ihnen gemachten Angaben und Dokumente von uns im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens gespeichert, verarbeitet und genutzt werden. Darüber hinaus regelt der § 26 BDSG die Datenverarbeitung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses bzw. zum Zwecke der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Innerhalb der ivl erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind z.B. die Mitarbeitenden in der Personalabteilung sowie die Bereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten. Außerdem erhält der Betriebsrat die Bewerbungsunterlagen.

4. Datenerhebung bei Dritten

Unsere Kunden (z. B. Stadt Leverkusen, Energieversorgung Leverkusen GmbH & Co.KG) übermitteln uns ausschließlich die Daten für ihre Mitarbeitenden, die für die Vertragserfüllung und Vertragsdurchführung erforderlich sind (siehe 2.1).

5. Zugriff auf ihre Daten

Unsere Mitarbeitenden können die über Sie gespeicherten Daten abrufen, soweit die Daten für ihr Aufgabengebiet notwendig sind. Hierzu haben wir für unsere DV-Systeme ein umfangreiches Rollen- und Berechtigungskonzept angelegt.

Alle Mitarbeitenden sind auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Darüber hinaus haben alle Mitarbeitenden eine Verpflichtung nach dem Gesetz „Verpflichtung nicht beamteter Personen im öffentlichen Dienst“ abgelegt.

6. Datenübermittlung

6.1 Übermittlung an Dienstleistungsunternehmen

Wir arbeiten mit externen Unternehmen zusammen, wie z. B. anderen Rechenzentren, Druckereien, Entsorger für Datenträger und Dokumente (sog. „Auftragsverarbeiter“). Mit diesen Dienstleistungsunternehmen werden in Verträgen die datenschutzrechtlichen Vorgaben festgelegt.

6.2 Übermittlung ins Ausland

Wir als ivl verarbeiten Ihre Daten nur in Deutschland. In der Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern gilt, dass die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum stattfindet. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. EU-DSGVO erfüllt sind.

7. Aufbewahrungsdauer

Ihre Daten werden grundsätzlich nur so lange aufbewahrt, wie sie für die Erfüllung unserer Aufgaben notwendig sind. Allerdings sehen gesetzliche Vorgaben oder Verordnungen längere Aufbewahrungsfristen vor. In der Regel spielen handelsrechtliche Vorschriften die entscheidende Rolle. Danach beträgt die Regel-Aufbewahrungsfrist 10 Kalenderjahre.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Ihre Daten im Rahmen eines Löschkonzepts systematisch aus unserem DV-System gelöscht. Befinden sich die Daten auf Papier, erfolgt die Löschung durch Schreddern entsprechend der Vorgaben der DIN 66399. Hierzu bedienen wir uns eines zertifizierten Aktenvernichtungsunternehmens.

Personenbezogene Daten für ein Bewerbungsverfahren werden spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens – mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber – gelöscht. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

8. Ihre Rechte

8.1 Auskunftsrechte

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir von Ihnen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf detaillierte Auskunft zu diesen Daten. Dieses Recht kann allerdings teilweise eingeschränkt sein, z. B. bei unverhältnismäßigem Aufwand oder falls die Auskunftserteilung die Erfüllung unserer Aufgaben oder die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden würde. Wir stellen Ihnen diese Informationen im Regelfall innerhalb eines Monats und unentgeltlich zur Verfügung.

8.2 Berichtigung der Daten

Sollten Sie feststellen, dass die bei uns gespeicherten Daten Fehler aufweisen, haben Sie das Recht, dass diese berichtigt werden. Auch können Sie verlangen, dass die Daten ergänzt werden, soweit dies für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

8.3 Löschung ihrer Daten

Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Löschung ihrer Daten zu verlangen. Dies ist bspw. dann der Fall,

wenn Sie der Auffassung sind, dass wir die Daten unrechtmäßig verarbeitet haben;
wenn die Daten nicht mehr für unsere Aufgabenerfüllung benötigt werden und
wenn die Verarbeitung auf ihrer Einwilligung beruht, Sie diese aber widerrufen haben.

Dieses Recht kann jedoch eingeschränkt sein, wenn bspw. Aufbewahrungspflichten bestehen (siehe auch Pkt. 7), wir die Daten weiterhin für unsere Aufgaben benötigen, die Vorhaltung der Daten im öffentlichen Interesse steht oder die Löschung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist.

8.4 Einschränkung der Verarbeitung

Sie können verlangen, dass die Verarbeitung ihrer Daten eingeschränkt wird, u. a. wenn

Sie die Richtigkeit der Daten bestritten haben, die Prüfung aber noch nicht abgeschlossen ist und
Sie der Verarbeitung widersprochen haben, solange noch nicht abschließend geklärt ist, ob Ihr Widerspruch gerechtfertigt ist.

8.5 Beschwerden

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4,40213 Düsseldorf.

https://www.ldi.nrw.de

Die Datenschutzerklärung wurde mit dem Datenschutzerklärungs-Generator der activeMind AG erstellt.

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Bitte beachten Sie unsere Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO zu Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via "Zoom".